Kinh nghiệm làm hàng xuất sea

Bước 1: Làm hợp đồng hàng xuất Sea đường biển

Điều đầu tiên khi làm hàng xuât khẩu đường biển là khâu đàm phán và ký kết hợp đồng thương mại giữa nhà cung cấp và khách hàng.  Khi làm hợp đồng được xem là khâu then chốt, là căn cứ để xác định phạm vi và quyền hạn trách nhiệm của 2 bên khi xảy ra mâu thuẫn vì vậy mẫu hợp đồng phải được làm 2 bản tiếng anh và tiếng việt dựa theo  nội dung  Incorterm 2010 phải có đầy đủ các điều khoản cần lưu ý như sau:

• Dùng từ ngữ mạch lạch không gây hiểu lầm,tối nghĩa
• Ghi rõ ngày tháng nhận hàng, tên địa chỉ, thời gian giao nhận hàng công ty số tài khoản, người đại diện hợp pháp
• Giá trị hợp đồng ghi rõ các điều kiện thanh toán FOB, CIF hay EXW…
• Hợp đồng biểu hiện rõ phương thức thanh toán là gì: TTR, LC…
• Điều kiện xảy ra tranh chấp, bảo hiểm hàng hóa,quy cách đóng gói và kiểm tra hàng, thời gian bảo hành hàng hóa
• Phụ kiện đi kèm theo hàng hóa, khuyến mãi nếu có

Một số lưu ý bổ sung như: ngôn ngữ sử dụng, trọng tài kinh tế, luật sử dụng trong hợp đồng là gì, trách nhiệm phát sinh nếu giao nhận hàng chậm với dự kiến, thời hạn bảo hành….

Bước 2: Sau khi hoàn thành mục hợp đồng bên bán hàng tại Việt Nam sẽ làm công văn xin phép xuất khẩu hàng hóa.

Trường hợp làm giấy xin phép xuất khẩu áp dụng đối với hàng xuất khẩu lần đầu nếu đã xin được sẽ được sử dụng cho nhiều lần sau đó.

Bước 3: Đặt Booking với hãng tàu để lấy Container rỗng về xếp hàng

Trường hợp đặt booking này phụ thuộc nếu doanh nghiệp tự làm logictis thì sẽ liên hệ với hãng tàu thuê cont hoặc thuê FWD làm dịch vụ này, vì FWD được làm đại lý của nhiều hãng tàu nên sẽ được cho thuê giá giẻ và xử lý vấn đề phát sinh tốt hơn doanh nghiệp bạn tự thuê. 

Tùy vào trường hợp hàng xuất theo CIF hay FOB để lấy lệnh thuê cont phù hợp, lưu ý kiểm tra cont trước khi nhận vì rất nhiều trường hợp thuê cont bẩn, hỏng doanh nghiệp sẽ phát sinh thêm phí  sửa chữa, vệ sinh cont.

Nếu hàng xuất CIF phải đổi lấy Booking Confirmation (phiếu đổi lệnh) để xác nhận lấy Cont và Chì. Trường hợp hàng xuất  FOB thì nhận được Transport Confirmation sau đó mang đổi lấy Booking. Những bước còn lại làm tương như điều kiện xuất CIF.

Bước 4: Chuẩn bị kiểm hàng hóa trước khi xuất đi

Ngay sau khi nhận được đồng ý nhập hàng từ khách hàng ( hóa đơn chiếu lệ) doanh nghiệp lên kế hoach xuất nhập hàng bằng đường biển  sau khi có được Booking đặt hàng, nhân viên chứng từ kết hợp với Sale và phòng kế toán lên kế toán lấy Container về kho đóng hàng theo quy định sẽ phải kiểm tra hàng 02 lần trước khi kẹp chì ( Seal).

Lưu ý khi kiểm tra Cont cần chú ý sàn ván có bị hỏng mốc, bẩn không  các góc cạnh có bị bóp méo hay thủng không nên làm biên bảng kiểm tra Cont để tránh nhưng chi phí phát sinh sau này.

Bước 5: Đóng gói hàng xuất đường biển, ký hiệu chuyên chở hàng (Shipping Mark)

Khi đóng hàng xuất khẩu đường biển sẽ có 2 trường hợp: Đóng hàng tại kho và đóng hàng tại Cảng

Nếu đóng hàng tại kho:  người bán cần lưu ý tới quy cách đóng gói hàng, về số pallet, chủng loại và kích thước theo tiêu chuẩn, cách kỳ hiệu trên từng kiện hàng, mỗi kiện đóng bao nhiêu hàng….

Lưu ý với hàng đóng nguyên cont ( FCL) không cần shippingmark , còn với hàng đóng LCL rất cần để tránh nhầm lẫn mất mát hàng hóa trong các khâu trung chuyển hàng sau này. Học kế toán ở đâu tốt tphcm

Đóng hàng tại cảng sẽ mất nhiều chi phí và thủ tục hơn việc đóng hàng tại kho. Công ty không được sử dụng nhân công của doanh nghiệp nghiệp mình mà phải thuê tại cảng. Tốt nhất nên tự đóng hàng tại kho.